Proforma fatura, satıcının siparişten veya ödemeden önce verdiği ön fatura niteliğindeki tekliftir; tek başına satışı belgelemez. İthalatta proformayı yurt dışındaki tedarikçi düzenler ve alıcı, onu kontrol edip onaylayarak siparişi başlatır. Aynı ad, iç piyasada başka bir amaçla kullanıldığı için ikisini ayırmak gerekir.
İthalat proforması ile iç piyasa proforması
İç piyasada proforma, bir müşteriye "bu işi bu fiyata yaparım" diyen, mali değeri olmayan bir belgedir; muhasebeye işlenmez. İthalatta ise proforma, ödeme yapmadan önce tedarikçiyle üzerinde uzlaşılan koşulların yazılı hâlidir ve ithalat dosyasının ilk belgesidir. Gümrükte kullanılacak bilgilerin çoğu (ürün tanımı, değer, menşe, teslim şekli) bu belgeyle başlar; sonradan kesilecek ticari faturanın tutarlı olması proformaya bağlıdır.
Bir not: Türk vergi mevzuatında fatura, gerçekleşen satışı gösteren ticari belgedir; proforma bu tanımın dışındadır. Gümrük beyannamesinin esas aldığı belge mal sevk edilirken kesilen ticari faturadır, proforma ise ona zemin hazırlar. Hangi belgeleri isteyeceğini müşavirinizden teyit edin.
İthalat proformasında bulunması önerilen alanlar
Aşağıdaki alanlar resmî bir zorunlu form değil, ithalat dosyasında işinize yarayan alanların listesidir; "önerilen alanlar" diye okuyun.
| Alan | Ne yazılır | Neden önemli |
|---|---|---|
| Satıcı ve alıcı bilgileri | Unvan, adres, vergi numarası veya şirket numarası | Beyannamedeki taraf bilgileriyle tutarlı olmalı |
| Proforma numarası ve tarihi | Tedarikçinin numaralandırması, düzenleme tarihi | Siparişi ve sonraki faturayı eşleştirir |
| Ürün tanımı | Cinsi, modeli, malzemesi, kullanım amacı | Muğlak tanım GTİP tespitini ve gümrük değerlendirmesini zorlaştırır |
| HS/GTİP kodu | Tedarikçinin kullandığı HS kodu (6 hane genellikle ortak) | Vergi oranlarını belirler; tedarikçinin kodu Türkiye tarifesine uymayabilir |
| Miktar ve birim | Adet, set, kg | Gümrük değeri ve birim fiyat hesabı buna dayanır |
| Birim fiyat ve toplam | Para birimiyle birlikte | Gümrük değerinin ana kaynağı |
| Para birimi | USD, EUR vb. | Kur dönüşümünde karışıklığı önler |
| Teslim şekli (Incoterms) ve yeri | Örneğin FOB Shenzhen | Navlun ve sigortanın kimde olduğunu, değere nasıl yansıdığını belirler |
| Ödeme koşulu | Peşin, kısmi ön ödeme, akreditif vb. | Nakit akışı ve banka işlemi |
| Banka bilgisi | IBAN/SWIFT, hesap sahibi unvanı | Ödemenin doğru hesaba gitmesi |
| Menşe ülke | Üretildiği ülke | İlave gümrük vergisi ve tercihli rejim burada belirlenir |
| Brüt/net ağırlık | Kg cinsinden | Navlun ve beyan edilen ağırlıkla uyum |
| Geçerlilik süresi | Teklifin son tarihi | Fiyat ve kur riskini sınırlar |
| İmza ve kaşe | Yetkili imzası | Belgenin tedarikçiden geldiğini gösterir |
Incoterms, Uluslararası Ticaret Odası'nın belirlediği teslim şekli kurallarıdır (FOB, CIF, EXW gibi); satıcı ile alıcı arasında navlun, sigorta ve riskin kimde olduğunu belirler. Bu alan eksikse maliyeti hesaplayamazsınız.
Örnek: doldurulmuş ithalat proforması
Aşağıdaki örnek tamamen kurgusaldır; firmalar, rakamlar ve banka bilgileri gerçek değildir.
| Alan | Değer |
|---|---|
| Satıcı | Sunrise Toys Co., Ltd., Shenzhen, Çin |
| Alıcı | Örnek Oyuncak Ticaret Ltd. Şti., İstanbul, Türkiye; vergi no: [10 haneli numara] |
| Proforma no / tarih | PI-2026-0417 / 12.10.2026 |
| Geçerlilik | 26.10.2026'ya kadar |
| Teslim şekli | FOB Shenzhen |
| Ödeme koşulu | %30 sipariş onayında, %70 konşimento kopyası karşılığında |
| Para birimi | USD |
| Menşe | Çin |
| Sıra | Ürün tanımı | Model | HS | Miktar | Birim fiyat (USD) | Tutar (USD) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Uzaktan kumandalı oyuncak araba, plastik, 3 yaş üzeri | RC-120 | 9503.00 | 500 adet | 4,20 | 2.100,00 |
| 2 | Yapı blokları seti, 120 parça, plastik | BB-120 | 9503.00 | 1.000 adet | 2,35 | 2.350,00 |
| 3 | Ahşap yapboz, 48 parça | WP-48 | 9503.00 | 800 adet | 1,90 | 1.520,00 |
| Toplam | 5.970,00 |
Ağırlık: net 1.840 kg, brüt 2.160 kg. Koli sayısı: 62. Banka: [banka adı], SWIFT [kod], hesap sahibi: Sunrise Toys Co., Ltd.
Bu örnekte dikkat edilecek üç nokta var: ürün tanımı malzemeyi ve kullanıcıyı belirtiyor, teslim şekli yeriyle birlikte yazılmış ve toplam, satır tutarlarının toplamına eşit (2.100 + 2.350 + 1.520 = 5.970).
Proforma, ticari fatura ve diğer belgeler
İthalat dosyasında proforma tek belge değildir; sıra genellikle şöyle ilerler:
İthalat süreçlerini yönetmekte zorlanıyor musunuz?
importics ile tüm ithalat operasyonlarınızı tek panelden yönetin.
Hemen Dene — 14 Gün Ücretsiz| Aşama | Belge | Kim düzenler | Ne işe yarar |
|---|---|---|---|
| Sipariş öncesi | Proforma fatura | Tedarikçi | Fiyat, ürün ve koşulların yazılı teklifi |
| Sevkiyat | Ticari fatura | Tedarikçi | Gerçekleşen satışın belgesi; gümrük değerinin ana dayanağı |
| Sevkiyat | Paket listesi | Tedarikçi | Koli, miktar ve ağırlık dökümü |
| Taşıma | Konşimento veya taşıma belgesi | Taşıyıcı | Eşyanın taşıyıcıya teslimini ve alıcıyı gösterir |
| Gümrük | Beyanname | Gümrük müşaviri veya yükümlü | Gümrük işleminin resmî kaydı |
Proformada yazan her bilgi, sonraki belgelerle uyuşmalıdır. Ticari faturada bir değişiklik olacaksa (indirim, ek bedel, miktar farkı), nedeni yazılı olarak tedarikçiden isteyin. Bu tutarlılık kontrolü, müşavirinizin dosyayı hızlı hazırlamasını sağlar.
Proformada pazarlık ve koşul notları
- Fiyat geçerlilik süresi. Hammadde ve kur değişimine açık ürünlerde geçerlilik süresi kısa olabilir; süreyi, siparişi ne zaman verebileceğinize göre değerlendirin.
- Miktar toleransı. Üretimde miktar sapması olabiliyorsa, bunun proformada yazılı olması sonradan fatura tutarındaki farkı açıklar.
- Ambalaj ve etiket. Koli ve ürün etiketi gereksinimleri varsa proformada veya ekinde yer almalıdır.
- Numune ve ücretsiz kalemler. Bedelsiz gelen kalemler de beyan edilir; proformada "0,00" olarak ve açıklamasıyla yer almaları, sonradan gümrükte sorun çıkmasını önler.
- Teslim süresi. Üretim ve sevkiyat takvimi yazılı olursa gecikme hâlinde elinizde dayanak olur.
Gümrükte sorun çıkaran hatalar
- Muğlak ürün tanımı. "Oyuncak" veya "aksesuar" yazan satır, hangi GTİP'e gireceğini söylemez. Malzeme, işlev ve kullanım amacı yazılmalıdır.
- Teslim şekli eksik veya yersiz. Yalnızca "FOB" yazıp yer vermemek, navlun ve sigortanın kimde olduğunu belirsiz bırakır.
- Tutar uyuşmazlığı. Proformadaki toplam ile ticari fatura veya ödeme tutarı farklıysa gümrükte açıklama istenebilir. Farkın nedenini (indirim, nakliye, numune) yazılı tutun.
- Para birimi ve kur karışıklığı. Fiyatlar USD, ödeme EUR olabiliyor; hangi para biriminin esas olduğu belge üzerinde açık olmalıdır.
- Menşe ve ağırlık tutarsızlığı. Proformada Çin, diğer belgede başka ülke yazıyorsa, ya da ağırlıklar konşimentodan çok farklıysa belgeler birbirini doğrulamaz.
Tedarikçiden proforma gelince: 8 kalemlik kontrol
- Alıcı unvanı, adresi ve vergi numarası sizinkiyle birebir mi?
- Her satırda ürün tanımı malzeme ve kullanım amacını içeriyor mu?
- HS/GTİP kodu var mı ve ürünle uyumlu mu?
- Miktar, birim fiyat ve toplam doğru mu; para birimi yazılı mı?
- Teslim şekli (Incoterms) ve yeri yazılı mı?
- Ödeme koşulu ve banka hesap sahibi, tedarikçi unvanıyla aynı mı?
- Menşe ülke ve brüt/net ağırlık yazılı mı?
- Geçerlilik süresi ve imza veya kaşe var mı?
Proformadaki rakamlarla toplam maliyeti görmek için ithalat maliyet hesaplayıcıyı kullanabilirsiniz.
Onaylamadan önce kime gösterilir?
Proformayı tedarikçiye "tamam" demeden önce iki kişiye göstermek, sonradan çıkacak düzeltme maliyetini azaltır. Birincisi gümrük müşavirinizdir: ürün tanımı ve HS kodu gümrükte sorun çıkaracak türdense bunu sevkiyat başlamadan söyler. İkincisi ödemeyi yapacak kişidir, çünkü banka bilgisi ve hesap sahibi unvanı farklıysa havale öncesinde tedarikçiyle doğrulama yapılmalıdır. Proforma değişirse eski sürümle karışmaması için yeni bir numara veya revizyon işareti isteyin.
Proforma bağlayıcı mı?
Proforma tek başına fatura değildir ve ödeme yükümlülüğü doğuran bir fatura yerine geçmez. Taraflar proformayı onaylayıp sipariş verirse, belgede yazılı fiyat, miktar ve teslim şartları sipariş veya sözleşmenin parçası olabilir; bu, belgenin içeriğine, yazışmalara ve tedarikçiyle varılan anlaşmaya bağlıdır. Bu nedenle proformayı onaylamadan önce geçerlilik süresine ve şartlara dikkat edin. Hukuki sonuçlar için bir hukuk danışmanından görüş alın.
PDF ile gelen proformayı elle yeniden yazmak istemiyorsanız, importics proforma PDF'ini yapay zekâ ile okuyup ithalat dosyasını açar; siz kontrol edip onaylarsınız.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; son karar müşavirinizindir veya ilgili idarenin kararıdır.
Son güncelleme: 12 Ekim 2026
Kaynaklar
- İthalat sıkça sorulan sorular, T.C. Ticaret Bakanlığı
- İthalat Rejimi Kararı, T.C. Ticaret Bakanlığı
- İthalat Genel Müdürlüğü, T.C. Ticaret Bakanlığı
Sık sorulan sorular
Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, satıcının sipariş veya ödeme öncesinde alıcıya verdiği ön fatura, yani fiyat teklifi niteliğindeki belgedir. İthalatta yurt dışındaki tedarikçiden gelir; ürün, fiyat, teslim şekli ve ödeme koşulunu ödeme öncesinde netleştirir.
Proforma fatura bağlayıcı mı?
Tek başına fatura değildir ve genellikle bağlayıcı bir belge olarak düzenlenmez. Ancak taraflar kabul ederse sipariş veya sözleşme şartlarının kanıtı olabilir; bu yüzden geçerlilik süresi ve şartlar yazılı olmalıdır. Hukuki ayrıntı için bir danışmana başvurun.
Proforma fatura ile fatura arasındaki fark nedir?
Fatura, gerçekleşmiş satışı belgeleyen ticari ve vergisel belgedir. Proforma ise satıştan önceki tekliftir ve satışı belgelemez. İthalatta proformanın ardından mal sevk edilirken ticari fatura kesilir.
Proforma faturada KDV olur mu?
Proforma bir satış faturası olmadığı için üzerinde KDV tahsil edilmez. İthalatta KDV, gümrük işlemleri sırasında beyanname üzerinden hesaplanır; oran ürünün GTİP'ine bağlıdır. Ayrıntıyı müşavirinizle teyit edin.
Proforma fatura nasıl kesilir?
İthalatta proformayı tedarikçi kendi sisteminde veya şablonunda hazırlar; siz alıcı olarak unvan, adres, ürün ve teslim şekli bilgilerinin doğruluğunu kontrol edersiniz. İç piyasada proformayı satıcı firma hazırlar ve mali değeri olmayan bir belge olarak verir.